Ai sensi dell’art 13 del D.Lgs. 196/2003 recante il Codice in materia di protezione dei dati personali,  le scriventi EMP Mailorder Italia srl con sede in San Martino Buon Albergo (VR) in Via XX Settembre 70/G e EMP MERCHANDISING HANDELSGESELLSHAFT MBH con sede in Germania, Società facenti parte del Gruppo EMP, in qualità di autonome titolari  del trattamento, informano che i dati personali acquisiti con riferimento ai rapporti commerciali instaurati con propri clienti e fornitori formeranno oggetto di trattamento nel rispetto della normativa sopra richiamata; in relazione ai suddetti trattamenti forniscono inoltre le seguenti informazioni.

DATI PERSONALI RACCOLTI

I dati personali raccolti sono inerenti essenzialmente a:

• dati identificativi (ragione o denominazione sociale, nome e cognome, sede, telefono, fax, e-mail, dati fiscali etc.);

• dati relativi all’attività economica e commerciale (ordini, solvibilità, dati bancari e finanziari, dati contabili e fiscali etc.).

Questi dati sono da Voi forniti direttamente, ovvero possono essere raccolti presso terzi autonomi titolari del trattamento.

FINALITA’ DEL TRATTAMENTO

Le finalità del trattamento dei dati personali sono le seguenti:

1. esecuzione dei contratti con Voi stipulati  e dei connessi impegni;
2. adempimento degli obblighi di legge connessi al rapporto contrattuale;
3. gestione organizzativa del contratto (ad esempio rapporti con i trasportatori, con gli Istituti di credito nella gestione degli incassi, etc.);
4. eventuali collaborazioni professionali esterne per l’adempimento degli obblighi di legge;
5. tutela dei diritti contrattuali;
6. analisi statistiche interne;
7. attività di marketing attraverso l’invio di materiale promozionale e pubblicitario inerente prodotti o servizi analoghi a quelli oggetto del rapporto commerciale in essere.

NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI

Il conferimento dei dati e il relativo trattamento sono obbligatori in relazione alle finalità n.1, 2, 5 relative agli adempimenti di natura contrattuale e legale; il conferimento è inoltre da ritenersi obbligatorio in relazione alle finalità 3 e 4, che si riferiscono all’espletamento di tutte le attività della scrivente necessarie e funzionali all’esecuzione degli obblighi contrattuali e legali; ne consegue che l’eventuale rifiuto a fornire i dati  per tali finalità potrà determinare l’impossibilità delle scriventi a dar corso ai rapporti contrattuali medesimi e agli obblighi di legge.

Il conferimento dei dati e il relativo trattamento è da ritenersi facoltativo nelle altre situazioni (ovvero per le attività di cui ai punti 6, 7 che precedono).

MODALITA’ DEL TRATTAMENTO

I dati personali verranno trattati in forma cartacea, informatizzata e telematica ed inserite nelle pertinenti banche dati (clienti, fornitori, amministrazione, gestionale, etc.) cui potranno accedere, e quindi venirne a conoscenza, gli addetti dell’area commerciale, produzione, amministrazione, marketing, personale, espressamente designati dalle scriventi come Incaricati del trattamento dei dati personali e che potranno effettuare operazioni di consultazione, utilizzo, elaborazione, raffronto ed ogni altra opportuna operazione, anche automatizzata, nel rispetto delle disposizioni di legge atte a garantire, tra l’altro, la riservatezza e la sicurezza dei dati nonché l’esattezza, l’aggiornamento e la pertinenza dei dati rispetto alle finalità dichiarate.

AMBITO DI COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE DEI DATI

In relazione alle finalità indicate ai punti 1,2 e 5, i dati potranno essere comunicati ai seguenti soggetti o alle categorie di soggetti sotto indicati, anche all’estero:

1. tutte le Società del EMP;
2. aziende di trasporto e spedizionieri per gli aspetti connessi alle spedizioni di merci e le pratiche doganali;
3. istituti bancari per la gestione di incassi e pagamenti;
4. amministrazioni finanziarie e altre aziende o enti pubblici in adempimento di obblighi normativi;
5. società e studi legali per la tutela dei diritti contrattuali.

Per le finalità nn. 3 e 4, i dati potranno essere comunicati ad trasportatori, studi professionali e lavoratori autonomi.

Per la finalità n. 6 non è prevista la comunicazione dei dati, fatta salva la divulgazione di statistiche in forma aggregata ed anonima.

Per la finalità n. 7 non è in genere prevista la comunicazione dei dati all’esterno, fatta salva la comunicazione agli incaricati che si occuperanno della presentazione o dell’invio del materiale, ed alla società Grafica per la spedizione del materiale pubblicitario, nelle situazioni già autorizzate dal cliente con l’espressione del consenso.

Non è prevista la diffusione dei dati personali.

DIRITTI DEGLI INTERESSATI

In relazione ai predetti trattamenti, potranno essere esercitati i diritti di cui all’articolo 7 D.Lgs. 196/2003 (il cui testo è interamente riportato di seguito), nei limiti ed alle condizioni previste dagli articolo 8, 9 e 10 del citato decreto legislativo. Ulteriori informazioni in ordine al trattamento ed alla comunicazione di dati personali forniti direttamente o altrimenti acquisiti, potranno essere richieste al Responsabile del Trattamento, presso la sede della società

TITOLARI E RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Titolari del Trattamento sono EMP Mailorder Italia srl e EMP MERCHANDISING HANDELSGESELLSHAFT MBH.

Per l’Italia Responsabile del trattamento è il Sig. Alberto Gaglio.

Il presente avviso costituisce parte integrante dell’informativa resa al momento della raccolta dei dati personali e del consenso al loro trattamento ed integra le informazioni rese oralmente agli interessati nella stessa sede.

In fede,

Titolari EMP MAILORDER ITALIA SRL,  EMP ERCHANDISING HANDELSGESELLSHAFT MBH

Il Responsabile Alberto Gaglio

Allegato: dal D. Lgs. 196/2003 – Esercizio del diritto di accesso

Art. 7 – Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti

1. L’interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.
2. L’interessato ha diritto di ottenere l’indicazione: a) dell’origine dei dati personali; b) delle finalità e modalità del trattamento; c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici; d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’articolo 5, comma 2; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.
3. L’interessato ha diritto di ottenere: a) l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.
4. L’interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte: – per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; – al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.

Art. 9 – Modalità di esercizio

• La richiesta rivolta al titolare (o al responsabile se nominato) può essere trasmessa  anche mediante lettera raccomandata, telefax o posta elettronica. Il Garante può individuare altro idoneo sistema in riferimento a nuove soluzioni tecnologiche. Quando riguarda l’esercizio dei diritti di cui all’art. 7, commi 1 e 2, la richiesta può essere formulata anche oralmente e in tal caso è annotata sinteticamente a cura dell’incaricato o del responsabile .
• Nell’esercizio dei diritti di cui all’articolo 7 l’interessato può conferire, per iscritto, delega o procura a persone fisiche, enti, associazioni od organismi. L’interessato può, altresì, farsi assistere da una persona di fiducia.
• I diritti di cui all’articolo 7 riferiti a dati personali concernenti persone decedute possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio, o agisce a tutela dell’interessato o per ragioni familiari meritevoli di protezione.
• L’identità dell’interessato è verificata sulla base di idonei elementi di valutazione, anche mediante atti o documenti disponibili o esibizione o allegazione di copia di un documento di riconoscimento. La persona che agisce per conto dell’interessato esibisce o allega copia della procura, ovvero della delega sottoscritta in presenza di un incaricato o sottoscritta e presentata unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di riconoscimento dell’interessato. Se l’interessato è un persona giuridica, un ente o un’associazione, la richiesta è avanzata dalla persona fisica legittimata in base ai rispettivi statuti od ordinamenti.
• La richiesta di cui all’articolo 7, commi 1 e 2, è formulata liberamente e senza costrizioni e può essere rinnovata, salva l’esistenza di giustificati motivi, con intervallo non minore di novanta giorni.

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